Bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering | ||||
|---|---|---|---|---|
Vergelijkingscijfers BBV | Delft | Delft | Delft | |
Formatie per 1.000 inw. | 8,0 | 8,2 | 8,3 | |
Bezetting per 1.000 inw. | 8,0 | 8,3 | 8,0 | |
Apparaatskosten (per inwoner) | € 1.074 | € 1.227 | € 1.083 | |
Externe inhuur | 19,0% | 19,7% | 18,4% | |
Overhead (tov van de totale begroting) | 9,78% | 7,06% | 10,40% | |
Peiljaar | 2019 | 2020 | 2021 | |
De formatie is in 2021 gestegen. Tegelijkertijd zien we een daling van de inhuur. Dit zijn communicerende vaten: door het omzetten van inhuur naar formatie daalt de inhuur en stijgt de formatie. De bezetting is lager in 2021 door een krappere arbeidsmarkt. De cijfers voor apparaatskosten en overhead zijn nu vergelijkbaar met 2019. Het hogere bedrag bij apparaatskosten en het lagere percentage van de overhead in 2020 (vergeleken met 2021) is te verklaren door een incidentele baat, door de verkoop van de aandelen Eneco.
Zie voor rechtmatigheid de desbetreffende paragraaf in het Jaarverslag: Rechtmatigheid. Voor de gemeentelijke huisvestingslasten zie de paragraaf: Overhead.
Informatievoorziening
Ons informatielandschap bestaat uit ketens, een steeds complexer geheel van systemen en gegevens, met steeds kortere levenscycli. Deze systemen moeten goed blijven samenwerken om de dienstverlening van de gemeente te kunnen faciliteren.
De gegevensuitwisseling in deze ketens neemt enorm toe en wordt steeds complexer. We zien dat informatie en gegevens steeds meer over de grenzen van werkprocessen heen worden gebruikt. We gebruiken en hergebruiken grote hoeveelheden gegevens in ons dagelijks werk, ook gegevens van derden (zoals partners, sensoren in de stad). We zijn voor onze dienstverlening en werkprocessen steeds meer afhankelijk van de kwaliteit van gegevens.
We zien daarnaast dat steeds meer onderdelen van ons informatielandschap op afstand (komen te) staan. De gemeente heeft niet altijd meer een keuze of bepaalde onderdelen van het informatielandschap op de eigen servers of op afstand staan.
Toekomstbestendige informatievoorziening
In de programmabegroting constateerden we al dat deze ontwikkelingen ingrijpende gevolgen hebben voor de bestuurbaarheid van onze informatievoorziening. We moeten extra inzetten op informatievoorziening en informatietechnologie. In 2021 hebben we stappen gezet om de informatievoorziening toekomstbestendig en beheersbaarheid te houden:
- Er is een aantal beleidskaders vastgesteld die ons beter in staat stellen om te sturen op de inrichting van het informatielandschap van de toekomst. Zo is er een sourcingstrategie vastgesteld en zijn er nieuwe architectuurprincipes geformuleerd. Daarnaast heeft de raad het initiatiefvoorstel over digitale soevereiniteit vastgesteld, met als doel de digitale soevereiniteit van de gemeente Delft te bevorderen en de vernieuwing en doorontwikkeling van de gemeentelijke IT te stimuleren.
- Ook op het gebied van techniek zijn er in 2021 stappen gezet. Er is een start gemaakt met lifecycle management, dat moet zorgen voor het altijd up-to-date houden van onze systemen en software. Er is een hybride infrastructuur en netwerk aanbesteed. Deze zullen in 2022 worden geïmplementeerd en zijn onderdeel van het technisch fundament van onze toekomstbestendige informatievoorziening.
- Om de regie om de gemeentelijke gegevensstromen te versterken, is gewerkt aan een nieuwe datastrategie. Deze wordt begin 2022 aangeboden aan de raad. Daarnaast is een start gemaakt met het verbeteren van de datakwaliteit in de gemeentelijke werkprocessen en met trainingen databewustzijn voor de hele organisatie. Er is een aantal concrete procesverbeteringen gerealiseerd, bijvoorbeeld in de processen rondom de basisregistraties (BAG-WOZ en BAG-BGT).
- Het informatie- en archiefbeheer heeft in 2021 een impuls gekregen in het project ‘verbeteren informatiebeheer’. Zo is er gewerkt aan een kwaliteitssysteem dat structurele aandacht voor dit onderwerp moet borgen. Daarnaast is er een digitaal archiefruimte, een e-depot, gerealiseerd dat ervoor zorgt dat we onze digitale informatie in de toekomst duurzaam kunnen bewaren en delen met de stad.
- Om toekomstbestendig te blijven, moeten we ook opnieuw kijken naar onze organisatie. In 2021 is daarom de start gemaakt met de organisatieontwikkeling informatievoorziening. In dit traject denken we na over de werkzaamheden en taken van de informatievoorzieningsorganisatie in de toekomst, tegen de achtergrond van ontwikkelingen zoals verSaaSing, gegevensmanagement en digitalisering.
Covid-19 en hybride werken
Ook in 2021 heeft covid-19 nog invloed gehad op het werk van de organisatie. Na het faciliteren van digitaal vergaderen in 2020, is in 2021 gewerkt aan duurzame oplossingen voor de nieuwe manier van werken. Zo zijn er bijvoorbeeld hybride vergaderzalen ingericht en is een start gemaakt met een nieuw werkplekconcept dat medewerkers van de gemeente zowel op kantoor als thuis optimaal kan faciliteren. Daarnaast heeft covid ervoor gezorgd dat een aantal werkzaamheden, zoals de vervanging van ons datacentrum en netwerk, iets zijn vertraagd.
Informatiebeveiliging en privacybescherming
In de Programmabegroting 2021 is als doelstelling opgenomen om het basisniveau voor informatiebeveiliging en gegevensbescherming minimaal op het huidige niveau te houden. In 2021 zijn er geen grootschalige incidenten of datalekken geweest in de informatiehuishouding van de gemeente Delft en haar partners. Wel is het aantal zogenaamde events (potentiële incidenten) flink toegenomen en zijn er grote ransomware-aanvallen geweest bij verschillende andere organisaties. Een event is bijvoorbeeld de kwetsbaarheid van de softwarebouwsteen Log4j die in december leidde tot verhoogde inzet voor digitale dijkbewaking.
In de programmabegroting 2021 worden vier doelstellingen genoemd:
- Voldoen aan het normenkader BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Dit wordt getoetst door middel van de audit ENSIA. De bijbehorende GAP-analyse geeft aan welke onderdelen nog moeten worden aangepakt. Hierover is in mei 2021 gerapporteerd aan de raadscommissie R&A. Delft voldoet aan de eisen van de toezichthouders voor Suwinet, DiGiD en de basisregistraties.
- Verhogen weerbaarheid tegen cyberaanvallen. Er is een incidentresponseplan opgesteld waarin is vastgelegd hoe te handelen bij een incident en hoe de verantwoordelijkheden zijn belegd. Het concept-plan is niet getoetst in een fictieve situatie, maar in plaats daarvan gebruikt en geëvalueerd bij de afhandeling van het Log4j-incident. Om het bewustzijn rond informatiebeveiliging te vergroten, is gedurende het jaar een phishingprogramma uitgevoerd, afgesloten met een training voor de organisatie. Er is een adviesopdracht uitgezet om uit te zoeken hoe het niveau van monitoren en snelle response verhoogd kan worden, mogelijk met behulp van een externe partner (CERT). Op basis hiervan wordt in 2022 een voorstel gedaan.
- Toetsen van voorstellen: privacy by design en security by design. Met name het instrument DPIA (Data Protection Impact Assessment) is succesvol ingezet. Er zijn 10 DPIA’s afgerond of gestart in 2021, waarbij ook het aspect informatiebeveiliging wordt meegenomen. Daarnaast is er meer vraag naar advies en onderzoek, zoals het onderzoek naar gebruik van publiek toegankelijke bronnen, uitgevoerd door de functionaris gegevensbescherming.
- Identity en Accessmanagement (IAM) verbeteren. Dit is een kernthema van informatiebeveiliging. Het beter opzetten van Identity en Accessmanagement vergt echter eerst een goede projectopzet en is complexer dan gedacht. Door de sterke aandacht voor het crisismanagement en het incidentresponseplan, in combinatie met beperkte personele capaciteit, moest IAM in de planning verschuiven naar 2022.
HR en organisatieontwikkeling
Naast informatievoorziening heeft in 2021 de sturing van de organisatie centraal gestaan. We hebben het aantal sturingslijnen in de organisatie teruggebracht, waardoor we beter in staat zijn om gemeentebreed prioriteiten te stellen, een helder beeld hebben van de verantwoordelijkheden en de rollen en er een betere samenwerking is tussen verschillende organisatieonderdelen. Daarnaast is een visie op leiderschap opgesteld en zijn op basis daarvan alle leidinggevenden van start gegaan met het leiderschapsprogramma. Ze hebben zich ontwikkeld in het leidinggeven op afstand. Ten slotte hebben we geïnvesteerd in verzakelijking en resultaatgericht werken door in te zetten op performancemanagement.
Omvang van de organisatie | ||||
|---|---|---|---|---|
Personeelsformatie | 31-12-2018 | 31-12-2019 | 31-12-2020 | 31-12-2021 |
Formatie in fte, exclusief archief en archeologie | 775,5 | 776,1 | ||
Formatie in fte, inclusief archief en archeologie | 829,6 | 852,1 | 864,6 | |
De lichte stijging van de formatie is ontstaan door op sommige plekken de organisatie te versterken. Dit om continuïteit op specialistische functies te waarborgen en om capaciteit op programma’s te versterken en inhuur te verminderen.
Personeel | |||||
|---|---|---|---|---|---|
Leeftijdsopbouw personeel | 31-12-2020 | 31-12-2021 | |||
Jonger dan 25 jaar | 2% | 2% | |||
25 tot 35 jaar | 12% | 12% | |||
35 tot 45 jaar | 22% | 23% | |||
45 tot 55 jaar | 30% | 28% | |||
55 tot 60 jaar | 18% | 18% | |||
60 jaar en ouder | 18% | 16% | |||
Om jong talent aan de gemeente Delft te binden, namen we in 2021 deel aan twee traineeprogramma’s: een eigen traineeprogramma van de gemeente Delft en het traineeprogramma van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH). Daarnaast is het opleidingsprogramma voortgezet voor young professionals om ook voor jongeren een aantrekkelijk werkgever te zijn. Ten slotte is de website www.werkenvoordelft.nl vernieuwd, zodat deze beter aansluit op de arbeidsmarkt.
Personeel | |||||
|---|---|---|---|---|---|
Verdeling vrouw/man | 2020 | 2021 | |||
Vrouw | 507 | ||||
Man | 400 | ||||
Totaal | 907 | ||||
Diversiteit is verankerd in de Delftse rechtspositie en wervings- en selectieprocessen. Hierin is vastgelegd dat discriminatie verboden is en dat niet-relevante vragen over zaken die volledig in de privésfeer liggen, zoals politieke voorkeur, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, seksuele voorkeur en sociale achtergrond, niet gesteld mogen worden. Feiten die voor de functie niet relevant zijn, mogen geen rol spelen bij de keuze voor een kandidaat.
De gemeente accepteert geen discriminatie, agressie en geweld op de werkvloer. Net als vorige jaren kunnen medewerkers een beroep doen op vertrouwenspersonen (intern en extern en met waarborging van anonimiteit) als ze te maken krijgen ongewenst gedrag. Daarnaast geeft de gemeente aandacht aan diversiteit bij de werving en selectie van nieuw personeel. Overkoepelend wordt voor het thema diversiteit gebruik gemaakt van expertise van organisaties die veel kennis hebben op dit thema.
Rookvrije gemeentelijke gebouwen
Het Rijk heeft bepaald dat in 2021 rookruimtes in alle overheidsgebouwen in Nederland worden gesloten. De overheid geeft hierin het goede voorbeeld, zo ook de gemeente Delft. Per 1 juli 2021 zijn daarom de rookcabines in het stadskantoor verdwenen.
Impact coronacrisis op onze organisatie
Ook in 2021 heeft een groot deel van de organisatie voornamelijk vanuit huis gewerkt. Medewerkers konden faciliteiten om een Arbo-verantwoorde thuiswerkplek te creëren in bruikleen krijgen of middels vastgestelde normbedragen zelf aanschaffen. Er ligt een principe cao-akkoord waarin een vaste thuiswerkvergoeding voor medewerkers is opgenomen. Voor de medewerkers op kantoor waren beschermingsmaatregelen zoals spatschermen en hygiënemiddelen aanwezig. Er is continu veel oog geweest voor het welzijn van de medewerkers, door het management, de bedrijfsmaatschappelijk werker en vertrouwenspersoon en door het aanbieden van diverse tools zoals de vitaliteitsweek en bruisend naar je werkweek. De visie op hybride werken is nader uitgewerkt en in de organisatie uitgedragen.
Ziekteverzuimpercentage | ||||
|---|---|---|---|---|
Organisatieonderdeel | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 |
Raadsgriffie | 2,1 | 1,4 | 0,4 | 2,5 |
Ruimte | 5,4 | 4,8 | 4,3 | 4,5 |
KCC | 8,1 | 10,4 | 7,8 | 7,1 |
Interne Dienstverlening | 4,9 | 4,5 | 4,6 | 5,3 |
Veiligheid | 8,3 | 9,3 | 8,9 | 6,3 |
Samenleving | 5,8 | 3,9 | 3,6 | 3,5 |
Bestuur | 0,9 | 3,3 | 3,4 | 3,2 |
Directie en Programmeurs | 3,2 | 0,9 | 0,6 | 1,1 |
Museum Prinsenhof Delft | 1,6 | 1,7 | 6,0 | 8,8 |
Totaal | 5,5 | 5,8 | 5,4 | 5,2 |
Het verzuim is in 2021 gedaald ten opzichte van het jaar daarvoor. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat een groot deel van de medewerkers thuiswerkt, waardoor medewerkers meer vrijheid hebben om hun werk zelf in te delen. Ook zijn collega’s nu beter toegerust om hybride te werken. Er is veel oog geweest voor het welzijn van de medewerkers. Zo hebben leidinggevenden zich verder bekwaamd in het herkennen van psychosociale arbeidsproblematiek en zijn er in afgelopen periode diverse leiderschapstrainingen geweest die bijdragen aan een goede omgang met onder andere verzuim.
Inhuur | |||||
|---|---|---|---|---|---|
31-12-2020 | 31-12-2021 | ||||
Als fractie van de totale loonsom | 19,7% | 18,4% | |||
In fte | 130 | 135 | |||
Werklijke kosten Inhuur (bedrag x 1000) | € 16.601 | € 15.762 | |||
De inhuur betreft inspectie & toezicht, informatievoorziening en adviseurs en projectleiders met als hoofdredenen tijdelijke invulling van moeilijk vervulbare vacatures en benodigde specialistische kennis of benodigde aanvullende tijdelijke capaciteit. De ontwikkeling naar regiegemeente maakt ook dat flexibiliteit steeds belangrijker wordt. Voor externe inhuur kiezen we zodra we de vraag naar capaciteit of kennis niet binnen de staande organisatie kunnen invullen, en deze heel specialistisch of tijdelijk van aard is. Delft werkt met de definitie 'externe inhuur' zoals opgesteld door het VNG/AO-fonds, waardoor vergelijking met andere gemeenten en het landelijk gemiddelde mogelijk is. De inhuur is licht gedaald ten opzichte van vorig jaar en ligt in omvang als fractie van de totale loonsom van alle medewerkers onder het landelijk gemiddelde.
Audits
Op grond van de Gemeentewet (artikel 213a) doet het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid van het door hem gevoerde bestuur. In de Verordening voor Periodiek Onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur is vastgelegd dat het college bij de jaarstukken rapporteert over de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid.
In 2021 zijn de volgende audits afgesloten:
- Audit archeologie: afwijkingen/verbeterpunten zijn verwerkt in jaarlijkse afwijkingenanalyse (inclusief verbeterplan) voor de jaarlijkse directieverklaring over kwaliteit van de archeologische werkzaamheden
- Evaluatie Agenda en Fonds Delft 2040
In het najaar van 2021 is een audit gestart naar het inhuurbeleid.
Als gevolg van invoering van de wetgeving met betrekking tot overhead is net als vorige jaren een groot deel van de informatie over deze doelstelling opgenomen bij de Overhead.